Кадровый учет

Кадровый учет — система перемещения сотрудников внутри организации, требующая соблюдения ряда формальностей при документальном оформлении трудовых взаимоотношений. Это отрасль деятельности, фиксирующая и регламентирующая актуальную информацию о персонале.

Кадровый учет — понятие и ведение документации

Прежде чем углубиться в изучение темы, нужно понять, что само понятие «кадровый учет» идентично «кадровому делопроизводству», «ведению кадровой документации», «кадровым услугам» и прочим аналогичным терминам, которые встречаются в специальной литературе и ежедневной работе соответствующего подразделения. Эти понятия взаимозаменяемы, поскольку имеется ввиду одно и то же.

Из множества интерпретаций нам удобнее использовать понятие «кадровый учет», прочно вошедшее в нашу речь и, согласно общему мнению, точнее всего отражающее суть работы специалиста-кадровика.

Кадровый учет — о чем мы говорим

Под кадровым учетом понимаются любые перемещения сотрудников компании/организации, сопровождающиеся необходимостью документального оформления организации труда, приема, увольнения, перевода, а также трудовых взаимоотношений между работниками.

Значит, в основе учета лежит первичная кадровая документация и нормативные акты, регулирующие трудовые отношения внутри компании. Чтобы грамотно вести кадровый учет, специалист должен обладать профессиональными знаниями в области трудового права и кадровой документации. А также иметь опыт работы в сфере кадрового делопроизводства и внимательно следить за принятыми изменениями и дополнениями КЗОТа.

Мы предлагаем квалифицированную помощь, гарантируя слаженную работу наших специалистов и методы, позволяющие контролировать процессы кадрового учета.

Правильная организация ведения кадрового учета

Есть несколько наиболее распространенных способов организации кадрового учета:

  • создание кадровой службы или найм многопрофильного HR-специалиста;
  • передача вопросов ведения кадрового учета стороннему специалисту, работающему на условиях гражданско-правового договора или вообще без такового;
  • передача полномочий кадровика непрофильным специалистам (секретарь, бухгалтер, офис-менеджер), работающим с документацией;
  • передача кадрового учета компании из аутсорсинга, специализирующейся на делопроизводстве и/или трудовом законодательстве.

Первый вариант — создание кадровой службы или найм многопрофильного HR-специалиста:

  • плюсы — собственный штат специалистов, работа которых может быть организована согласно общим принципам организации. Кадровики постоянно находятся на виду, в вы имеете возможность самостоятельно определять требования к его работе;
  • минусы — нельзя заранее установить степень профессионализма сотрудника, принимаемого на должность кадровика. Если у вас нет специальных познаний в этой области, то придется верить записям в трудовой книжке и словам соискателя. Возникает необходимость постоянно тратить время, расходуя его на контроль работы и управление организационными процессами.

К тому же это достаточно дорого: программное обеспечение для отдела, арендная плата, налоги, обучение. А если специалист в отпуске и никто кроме него не в состоянии решить возникшие кадровые вопросы?

Второй вариант — передача вопросов ведения кадрового учета стороннему специалисту:

  • плюсы — у него может быть довольно обширное резюме и многочисленные положительные рекомендации, что выступает как свидетельство профессионализма. Можно заранее обговорить условия работы, приемлемые для обеих сторон;
  • минусы — подобный специалист не несет никакой ответственности перед организацией. Словесные обещания не всегда выполняются, а пункты резюме могут не соответствовать действительности

Вариант третий — передача полномочий кадровика непрофильным специалистам:

  • плюсы — этих специалистов легко контролировать, если они находятся в вашем подчинении. Нет особых затрат времени на подбор профильных сотрудников и ведение кадрового учета;
  • минусы — есть большая вероятность, что дополнительные обязанности будут игнорироваться подчиненными. Это приведет к многочисленным ошибкам, отсутствию нужной документации и другим проблемам. Бухгалтеру свойственно разбираться только в «своей» части КЗОТа, необходимой для начисления заработной платы и ведения налогового учета, а это и без того трудоемкий процесс. И даже прилежный секретарь/офис-менеджер не обладает специфическими знаниями в сфере законодательства о труде, что повышает риск бесполезной и некорректной работы.

Вариант четвертый — передача кадрового учета компании из аутсорсинга:

  • плюсы — наемная компания возьмет на себя решения вопросов по управлению кадровыми специалистами, их подбору, найму, обучению, а также техническому оснащению рабочих мест. Это минимизирует расходы, а компанию всегда можно привлечь к ответственности согласно заключенному договору. Организация всегда может получить профессиональную, доступную и постоянную специфическую помощь;
  • минусы — нужно правильно выбрать компанию и затем научиться работать со специалистами, постоянно находящимися вне офиса. Должна быть согласованная и приемлемая схема сотрудничества с аутсорсингом.

Сделайте осознанный выбор, взвесив все за и против. А наши специалисты всегда помогут вам при обращении с любыми вопросами в области кадрового учета, достаточно просто заказать соответствующие услуги.

Заказать кадровое обслуживание